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2022年3月16日開催|「自動化」でITサービス管理にスピードを ー Jira Service Managementで実現するハイベロシティIT Q&A

FY22Q3 ITSM Webinar Title Slide.jpeg

2022年3月16日(水)に開催された、Jira Service Managementの「自動化」機能をテーマにした、アトラシアン主催の無料Webセミナー『「自動化」でITサービス管理にスピードを ー Jira Service Managementで実現するハイベロシティIT』でいただいたご質問とそれに対する回答をご案内させていただきます。

本セミナーの内容については、こちらからアーカイブ配信をご覧いただけます。

 

質問

回答

1

FREEで自動化機能を使った場合、上限に達すると、どうなりますか?

毎月の自動化実行制限に近づいたときには、電子メール通知が送信されます。

また、「使用量」タブよりいつでも製品内のすべての自動化の使用状況をご確認いただけます。詳細についてはこちらをご確認ください。

https://support.atlassian.com/ja/cloud-automation/docs/view-your-automation-usage/

2

使用できるコンポーネントの数に制限はありますか?

ルールで使用できるコンポーネント全体(条件、アクションなど)の数には制限があります。これは現在64に設定されています。

3

Jira Service Managementのフォーム機能は、Jira課題を起票する時のみに使えるのでしょうか?それとも、ワークフローの途中(途中のステータス)でも利用できるものでしょうか?

ポータルのリクエスト起票する際と、新しい課題の作成時、また既存の課題にも追加いただくことが可能です。以下の関連するドキュメントをご確認ください。

4

フォーム機能はJira Service Managementのチケットと紐づけることは可能でしょうか?

上記をご参照ください。

5

フォームを編集できるのはエージェントのライセンスを保持するユーザーの見でしょうか?

はい、編集できるのはエージェントライセンスを保有するユーザーのみとなります。

6

アクションとしてSlackにメッセージを送信することはできますか

Slackに通知を送るアクションがございますので、そちらの機能をご活用いただけます。

7

Jira Service Managementのライセンス契約数には、例えばJira Softwareの契約数と同数になる等制限はあるのでしょうか?

特にございません。Jira Service ManagementとJira Softwareの契約は連動しないため、任意の数で購入していただくことができます。

8

自動化機能は Jira Service Management 以外の製品でも利用できますか?

Jira Software、Jira Work Management でもご利用可能です。

9

構成管理機能で、機材や機器の登録できる台数は万単位でも大丈夫でしょうか?それと、機器や機材は人に割り当てる前にはどのような管理形態になるでしょうか?

数万単位での機材や機器をご登録いただくことは可能です。 また、人との紐付けは必須キーではないため、機材や機器といったオブジェクト単体でご登録いただくことが可能です。

10

フォーム機能は Jira Software、Jira Work Management でも利用可能ですか

現在はJira Service Managementにのみ機能が提供されております。ただ、Jira Software、Jira Work Managementでも将来的に利用いただけるようになる予定です。 今後のロードマップをご確認ください。

11

複数部門でJira Service Managementを利用したい場合、部門Aは上限5人、部門Bは上限10人、のようにエージェントの数を制限することは可能でしょうか

上限の設定機能は設けておりませんが、次の事項を踏まえると、管理者が把握できないところでエージェントが無尽蔵に増えるようなことは考えにくいかと思います。

  • サービスプロジェクトへのエージェントの追加はプロジェクト管理者およびJira管理者のみが行なえる

  • ユーザーをエージェントとして追加するにはユーザーに製品ライセンスが付与されている必要があるが、付与はサイト管理者のみが行える

12

自動化において外部のAPIからデータを取得することは可能でしょうか

Webhookを活用して取得したデータをスマートバリューを用いて取得することが可能です。詳しくはこちらをご確認ください。

13

外部ツールのアクションをトリガーにすることはできますか?

Webhookをトリガーとして設定できるため、ご利用のサービスが提供しているWebhookを活用してトリガーにすることは可能です。

14

ルールをスケジュールして実行させることはできますか?

スケジュールトリガーを利用して、日時や月次など定期的に特定のアクションを実行させることが可能です。

15

自動化機能はプランによって違いはありますか?

機能的な違いはなく、実行できる回数に違いがあります。 単一プロジェクトのルールはどのプランでも無制限にご利用可能ですが、 グローバル及び複数プロジェクトのルール実行に関しては、プランによって月間実行回数の制限が変わってきます。

16

フォームの機能はどのプランで利用できますか?

Jiraのフォームは、Jira Service Management Cloudのすべてのエディションで利用できます。 現時点発売時点では、プラン間で機能や制限の違いはありません。

17

ダウンロードした資料は社内で共有可能ですか?

ダウンロード資料はぜひ社内でご共有ください。

18

Insight オブジェクトの社員アセットはAzureADやOkta等のIdPと連携できますか?担当者で上司を取得しているところの自動化の実現方法が気になりました

AzureAD や Okta 等の IdP からオブジェクトをインポートする機能は提供されておりません。CSVもしくはJSONファイルのインポート機能を利用して、インポート頂く必要がございます。

デモで利用した自動化の実現方法は以下となります。

Lookup object アクションで起票者となるユーザーの Insight オブジェクトを検索し、課題の編集アクションで担当者に上長を設定しておりますのでご参考にしていただけますと幸いです。

Q18_1.pngQ18_2.png

19

Insigtオブジェクトの情報がJira課題の詳細に表示されていましたが、カスタムフィールドに、Insightオブジェクトのフィールドを1つ追加すれば情報が表示されるのでしょうか?
それとも、Insightオブジェクトの項目ごとに、Jiraのカスタムフィールドを1:1で関連付けする必要があるでしょうか?

Insight objects フィールドタイプのカスタムフィールドを作成し、[コンテキストと既定値] より課題ビューに表示したいオブジェクトの属性を選択することが可能です。

Q19_1.png

20

インサイト機能で個人でなくグループにアセットを割り当てることができますか

オブジェクト属性のタイプでグループを指定いただき、任意の名前をご指定いただければグループとアセットを紐付ける事が可能です。

21

フォームはプロジェクト単位ですか?グローバル単位でしょうか?

フォームはプロジェクト単位で作成いただく機能となります。詳細についてはこちらをご確認ください。

22

Pink ElephantなどのITIL認定を受ける予定はありますか?

以前はITILの4つのプラクティスについて、ITIL v3の認証を受けていましたが失効しております。現在はITIL v4に対して認証取得の手続き中となっております。

23

以前、Jira Service ManagementはPink ElephantでITILの認定を受けていたと思いますが、現在はないようです。

上記をご参照ください。

24

Insightを利用した自動化ルールを実行した場合、時間が掛かる(10秒弱程度)ものがあります。平均的にこの程度時間が掛かるのでしょうか?

パフォーマンスを維持するため、ルールの実行はキューに入れられ、同時に処理されるアイテムの数には上限が設けられています。
キューに多くの項目が並んでいる場合、ルール実行までに時間を要する可能性がございます。
詳細についてはこちらの「キューのアイテム数のサービス制限」の項目をご確認ください。

また、自動化ルールのパフォーマンスをご確認いただくことも可能です。詳細についてはこちらをご確認ください。

なお、個別のケースで遅延が生じている可能性もございますので、技術サポートへのお問い合わせもご検討ください。

25

End user(顧客)からの問い合わせ対応にIntercomを使用していますが、Intercomとの連携は可能ですか?例:バグ報告に対する作業完了報告をIntercomで自動送信するなど。

Intercom用の連携製品は当社では提供していませんが、Intercom社が提供しているJiraアプリがあるようなのでご案内させていただきます。リンク先の説明を確認すると、Jira課題にIntercomを連動させることができるように見受けられます。

26

現在運用しているリクエストタイプ(=課題タイプ)をフォームにそのまま変換することは可能ですか?

フォームはリクエストタイプの一部になるため、フォームをそのままリクエストタイプに変換していただくことはできません(フォーム自体がリクエストタイプの1つのフィールドのようなイメージと捉えていただけるとわかりやすいかもしれません)。

27

フォームで一旦リクエストをいただいた後、同じフォームで訂正依頼を受け付けることはできますか

はい、起票後に表示されるリクエスト画面でフォームへの入力内容の編集を許可するオプションを提供しています。

28

自動化の実行ステータスの中に「アクションは実行されませんでした」がありますが、これも自動化の回数にカウントされますでしょうか?

はい、カウントされます。詳細についてはこちらをご確認ください。

29

自動化の実行制限数は、「グローバルルール」のみでしょうか?「プロジェクトルール」も含まれるのでしょうか?

プロジェクトルールは実行制限に含まれません。詳細についてはこちらをご確認ください。

30

フォームを一部のフィールドのみで利用したい場合、エージェント画面ではフォームで設定した部分のみ独立して表示されてしまい、利用しづらいです。何か解決策などあればご教示いただければと思います。

フォームフィールドをJiraフィールドにリンクしていただけますと、カスタマーからフォーム機能を利用して送信したフィールドが、エージェント画面ではJiraのカスタムフィールドとして確認いただくことができます。

詳細についてはこちらをご確認ください。

ただし、エージェント画面でフォームを非表示に設定いただくことはできません。また、エージェントがJiraのフィールドを編集した場合はフォームの値に同期されませんのでご注意ください。

31

Jira Service Managementで自動化を作成したユーザーが退職してアカウントを削除した場合場合、トリガーは停止するのでしょうか?それとも別のユーザーへ移管させることはできるのでしょうか?

トリガーは停止されます。ルールは手動で別のユーザーに移管させることができます。

なお、自動化ルールを作成する際のデフォルト設定では、ルールは自動化用のbot (「Automation for Jira」) として実行されるようになっています。このデフォルト設定をルールの実行者や特定のユーザーに変更していただくことができます。

32

自動化で繰り返し処理は可能でしょうか?

複数の値を持つようなフィールドでは、フィールドをリストと見なしてそれぞれに対する操作が可能です。詳細についてはこちらをご確認ください。


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