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Usando el Portal de JSM para compartir la documentación del proyecto en Confluence

Heydi Menéndez March 11, 2022

Hola a todos!

Recientemente tuvimos un problema en la empresa que pensamos en solucionar de esta forma que les presento y quería ofrecerles como solución a los que se enfrenten a problemas similares y en caso que ya lo usen , saber cuántos más de ustedes lo usan de esta forma.

Bueno imagino que el tema del costo de licenciamientos en Jira sea un riesgo bastante general cuando la industria se encuentra en crecimiento como hoy en día sucede . Es de suponer que la mayoría de las empresas de desarrollo están en crecimiento también.

En nuestra empresa adquirimos las soluciones de JS , JSM y Confluence hace dos años y por políticas de uso decidimos no documentar más en Confluence por lo que alguna documentación quedó varada en el sistema y como muchos saben no es "tan fácil " migrar una documentación ya terminada de una herramienta a otra .

Pensando en compartirla con los desarrolladores que no tenían licencia del producto (Confluence) nos vino a la mente el usar las bases de conocimiento que ofrece JSM para consultar información sobre funcionalidades.

Y así fue que decidimos crear algunos portales para proyectos de JSM que nos permitieron compartir la documentación varada en Confluence como bases de conocimiento y enviamos invitaciones de Clientes a los desarrolladores que precisaban consultarla. De esta forma nos ahorramos los costos de licenciamiento de esa parte . No obstante los que mantienen la documentación si van a tener licencia para poder seguir actuando sobre ella.

En estos casos ocultamos todas las solicitudes del portal , y solo permitimos el acceso a la información compartida en el espacio de la base de conocimientos. También los manejamos de manera privada y solo los clientes registrados pueden acceder , así no confundimos a nuestros clientes reales cuando llegan al Portal de la Empresa. Y bueno por ahora nos va muy bien con esta solución alternativa! Qué les parece?

Alguien tiene alguna solución parecida o que permita resolver un tema de licenciamiento similar para compartir?

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Fabian Lim
Community Leader
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Community Leaders are connectors, ambassadors, and mentors. On the online community, they serve as thought leaders, product experts, and moderators.
March 13, 2022

Hola @Heydi Menéndez

Hace un par de semanas tuve un demo con el plugin scroll viewport y me parece que puede resolver el tema de licenciamiento.  Te ayuda a compartir el contenido de confluence a varios usuarios sin consumir licencias. Por ejemplo si tienes 100 usuarios de confluence sólo pagas por los 100, y todo tu empresa puede ver el contenido.

Cc: @Laura Szafranek _K15t_ 

Saludos

Laura Parraga -K15t- March 14, 2022

Hola @Heydi Menéndez y @Fabian Lim 

Efectivamente, Scroll Viewport puede funcionar muy bien en tu caso, Heydi. Scroll Viewport es una app para Confluence que te permite publicar contenidos desde un espacio (lo que seria tu base de conocimientos hoy) a un sitio web. Este site es customizable en cuanto al look, es posible agregar un dominio y un login (controlable sin necesidad de adquirir licencias de Confluence) y mucho más!

Espero que te ayude!

Laura

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Heydi Menéndez March 14, 2022

Gracias Chicos por sus respuestas, la idea en este caso es no generar costo alguno , entiendo que con el plugin si habría que pagar por las licencias de Confluence.

En este caso si se usa un proyecto de JSM no habría que pagar adicionalmente. Solo usando las mismas licencias de Confluence y JSM que ya tenemos , podemos compartir la documentación con la empresa.

Saludos!

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Conrado Maggi March 21, 2022

Hola @Heydi Menéndez 

Si no quieres más costos siempre puedes compartir tus documentos de Confluence permitiendo "anonymous access" o exportando a HTML y publicándolo internamente.

Heydi Menéndez March 23, 2022

Hola muchas gracias por tu respuesta! En este caso queríamos tener el acceso controlado de algun modo que es agregando como cliente s alas personas que van a acceder a la documentación. Y tampoco queríamos generar el trabajo que representa exportar cada documento a html para compartirlo a la interna. Pero desde luego es una buena solución para tomar en cuenta en otra situación por supuesto!

Saludos

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