Seeking Best Practices: Capacity & Time Tracking in a Cloud Environment

[Daniele Tagliani]

We are currently evaluating options to optimize how we track and record work efforts in the future. As part of this, we are testing various scenarios and have already activated several apps for trial purposes.

One specific area where I would really appreciate recommendations or shared experiences from the community is how to handle capacity – more precisely, how to manage and reflect actual employee presence time.

Presence time data is recorded locally in a separate system, so data integration into Jira is required.

In the past (in our Server & DataCenter environment), we used a custom-built app that displayed the daily cumulative presence time of employees. It also provided a daily comparison between "presence hours" and "logged hours."

As we are now moving towards a cloud-based setup, we are looking to gather and assess experiences and suggestions for a future-proof solution.

I’m looking forward to your ideas, experiences, and feedback!

[Anastasiia Maliei SaaSJet]

Привіт, Даніеле 👋

Це чудове питання — перехід до хмари — ідеальний час для переосмислення потужностей та відстеження часу.

За допомогою відстеження часу та витрат для Jira ви можете керувати як журналами робіт , так і видимістю потужностей :

• ⏱️ Відстежуйте всі зареєстровані години кожного члена команди та порівнюйте їх із запланованою потужністю.

• 📊 Створюйте щоденні, щотижневі або щомісячні звіти, щоб побачити, як фактично витрачений час відповідає очікуваній присутності.

• 🔄 Експортуйте дані або інтегруйте їх з інструментами бізнес-аналітики (наприклад, Power BI або eazyBI) для глибшого аналізу .

Хоча ми не надаємо екран «присутність проти зареєстрованих годин» одразу після встановлення (як у вашому старому власному додатку), багато наших користувачів вирішують це питання, встановлюючи цільові показники потужності в Jira, а потім порівнюючи їх з детальними звітами Time & Cost Tracker.

Оскільки ви вже досліджуєте додатки, я б порадив спробувати нашу хмарну версію — вона безкоштовна для до 10 користувачів. 

[Rahul_RVS]

Hi @Daniele Tagliani 

Jira premium offer Plans and also capacity planning as well.

However if you would like to explore alternate mktplace app for tracking resource workload and capacity planning across multiple projects/boards, take a look at

Capacity Planner 

The app offers:

1. Resource Tracking and Allocation : The app allows you to monitor and track various resources by adding them as part of a template, and their work allocation across multiple projects / sprints.

2. Real-time Visualization: Provides intuitive charts, graphs to visualize resource utilization and capacity levels in real-time.

3. Full Sprint / Project Fix version Capacity and Monitoring

Mode details here

Disclaimer : I am part of the app dev team