Den Status eines Vorgangs in einer Automation ändern

[Martin Hirsch]

Wir haben eine Automation die (auf manuellen Aufruf) einen neuen Vorgang anlegt. Diesen Vorgang wollen wir automatisch in den Status 'To DO' setzen bzw. direkt in diesem Status erzeugen. Allerdings kann man das Feld in der Komponente nicht auswählen und wenn wir es über das Jason in den erweiterten Optionen probieren kommt ein Fehler, dass das Feld nicht gefunden werden kann.

Mein Ansatz war folgender:

{
"fields": {
"status": "TO DO"
}
}

Wo liegt da das Problem? Jemand eine Idee?

[Robin Weis]

Keine Ahnung ob das Problem noch aktiv ist. Aber da noch keine "Lösung" per vote angegeben wurde, und ich selbst mehrfach über diese (und ahnliche) Probleme gestolpert bin, kommt nun mein Tip:

Automations können nur das umsetzen, was ein User selbst zum jeweiligen Zeitpunkt auch von Hand machen könnte. Bei unseren Workflows wäre es daher nicht möglich in einem Schritt gleichzeitig einen Vorgang zu erstellen UND ihn zu verschieben, da die entsprechenden Felder/Status nicht im Bildschirm bzw. im Workflow wählbar sind, welcher bei der Erzeugung aktiv ist.

Daher wäre mein Vorschlag in der Automation...

1. Zuerst den Issue zu erzeugen. (Felder, die im Erstellungsbildschirm sichtbar sind, können gleich mit ausgefüllt werden)
2. den eben erzeugten Issue ("Zuletzt erstellter Vorgang") mit einem Branch aufgreifen und DANN alle weiteren Aktionen durchzuführen. Am besten genau in der Reihenfolge, in der man es eben auch von Hand tun würde. 

Zur Fehlersuche empfehle ich einfach, die Arbeitsschritte mal von Hand auszuführen und genau zu protokollieren was zu welchem Zeitpunkt möglich war.

[Alexander Hohmann]

"Automations können nur das umsetzen, was ein User selbst zum jeweiligen Zeitpunkt auch von Hand machen könnte."

Das stimmt so nicht ganz. Die Berechtigungen der Automatisierung hängen nicht von den Rechten des angemeldeten Users ab, sondern davon, welche Berechtigungen die Projektrolle "atlassian-addons-project-access" hat. Daher muss sichergestellt sein, dass diese Rolle "atlassian-addons-project-access" das Recht hat, den Workflow-Status zu ändern.

[Robin Weis]

Das mag sein. Ich wollte hauptsächlich auf den Umstand des verwendeten Screens bei "Create issue" hinweisen. Der User versucht offensichtlich dort etwas einzustellen, was (wem auch immer!) dort noch nicht möglich ist. Mit diesem Verständnis habe ich meine Probleme lösen können.
Aber Dank für den Hinweis. Vielleicht brauch ich genau diese Info ja noch :-) 

[Bill Sheboy]

Hi @Martin Hirsch 

For a question like this, context is important for the community to help.  Please post the following:

• what version of Jira are you using: Cloud, Server, or Data Center
• for Cloud, what type of project is this: company-managed, team-managed, JPD, etc.
• an image of your complete automation rule in a single image for continuity
• images of any relevant actions / conditions / branches
• an image of the audit log details showing the rule execution
• explain what is not working as expected and why you believe that to be the case

Until we see those...

The REST API and Jira UX do support creating a work item in a specific initial status.  However automation rules do not appear to support that (in their use of the REST API endpoint).  The workaround is to create the work item and then branch to it for the transition.  Another option is calling the endpoint directly with the Send Web Request action.

Seeing the specifics of your rule will help identify which is a better approach.

Kind regards,
Bill

[Alexander Hohmann]

Idealerweise sollte im Workflow einfach "To Do" der erste Schritt gleich nach "Create" sein. Dann sind alle neuen Vorgänge automatisch in diesem Schritt "To Do".

[Martin Hirsch]

Das verstehe ich nicht. Ich kann den Status ja nicht per Automation setzen. Manueller Eingriff ist hier keine Option. Wo soll ich das denn tun?

[Alexander Hohmann]

Auch eine Automation kann den Status ändern, auch wenn der Workflow selbst nicht geändert werden darf.

1. Aktion "Vorgang erstellen" in die Automatisierungsregel einfügen.
2. Eine Branch "für alle erstellten Vorgänge" anfügen - sie wird nur für den soeben angelegten Vorgang gelten.
3. In der Branch "Vorgang bearbeiten" wählen, darin das Feld Status wählen und den gewünschten Wert zuweisen.

Achtung: Der Übergang muss im Workflow existieren, also ein definierte "Übergang" sein. Wenn "To Do" nicht der erste, sondern z.B. der dritte Status im Workflow ist, dann muss man durch entsprechend viele Aktionen den Vorgang durch die verschiedenen Status "schieben" bis er im Wunschstatus angekommen ist. Es sei denn, dass es vom Beginn eines Workflows einen direkten Übergang nach "To Do" gibt oder wenn alle Status so definiert sind, dass sie von allen anderen Status direkt erreicht werden können.

Das alles setzt natürlich eine relativ neue Version von Jira voraus. Altversionen sind da vielleicht eingeschränkt.

Ebenfalls wichtig: Das Projekt muss die Rolle "atlassian-addons-project-access" integrieren und dieser Rolle Vorgangsbearbeitungsberechtigungen zuweisen. Sonst kann die Automatik keine Vorgänge ändern weil ihr das Zugriffsrecht fehlt.