[Jira Software] Jira通知の新しい管理方法を活用して受信箱を制御された状態に保つ

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※本記事は、Adarsh Singh Maheshwarが2024年3月12日に公開した英語記事「Take control of your inbox with new ways to manage Jira notifications」を翻訳したものです。内容に相違が見受けられる場合、英文ページの内容を正とします。

コミュニティのみなさま、こんにちは 👋

当社では11月に、Jiraのメール通知の新しい管理方法をテストするため、少人数のグループ向けにアーリーアクセスプログラムをローンチしました (詳細についてはこちらをご確認ください: https://community.atlassian.com/t5/Jira-articles/Jira-Notifications-Hub-EAP-What-s-changed/ba-p/2543661 )

このアーリーアクセスプログラムが成功したため、新しい変更をすべてのユーザーに提供します。

今後数か月ですべてのユーザーがプロジェクトおよび課題の通知設定ページにアクセスし、そこでJiraの製品内およびメール通知を個人レベルで管理できるようになります。これまでのエクスペリエンスでは実際に受け取りたい通知を選択する際の制御性が不十分だったため、通知設定を見つけやすい場所にご用意しました。また、ユーザーが参加している各プロジェクトに対応したカスタム設定を含む、より多くの設定オプションを提供します。

これまでのエクスペリエンス 🧐

これまでは、ユーザーは自身が「関連する」課題のすべての課題アクティビティの通知を受け取っていました。ただし、「関連する」と見なす課題を次の一覧から設定することができました。

• 自身がウォッチ

• 自身に割り当て

• 自身が報告者

• 自身がメンションされている

• 自身が変更している

これからのエクスペリエンス 🎉

今後は通知を受け取る課題アクティビティを選択できるようになりますが (完全な内訳については以下の表を参照)、自身に関連すると見なす課題を制御することはできなくなります。今後はユーザーがウォッチしている課題やユーザーが報告者または担当者である課題が、関連していると見なされます。ただし、これはご利用のプロジェクトの通知設定に応じて異なる可能性があります。この機能の仕組みをこちらでご確認ください。

ユーザーに提供される設定オプションの一覧は次のとおりです。

以下は既定の通知スキーマに基づきます。管理者が通知スキーマをカスタマイズしている場合、以下の情報の一部はユーザーに関連しない可能性があります。

課題アクティビティのタイプ	関連すると見なされる課題	詳細
ユーザーが課題に割り当てられる	すべての課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題に割り当てられても通知を受け取ることはありません。
ユーザーが課題でメンションされる	すべての課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題の説明フィールドやコメントでメンションされても通知を受け取ることはありません。
課題が作成される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題が作成されても通知を受け取ることはありません。
課題が削除される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題が削除されても通知を受け取ることはありません。
課題が編集される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題が編集されても通知を受け取ることはありません。
課題が移動される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題が別のプロジェクトに移動されても通知を受け取ることはありません。
コメントが追加される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは新しいコメントが作成されても通知を受け取ることはありません。
コメントが編集される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーはコメントが編集されても通知を受け取ることはありません。
コメントが削除される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーはコメントが削除されても通知を受け取ることはありません。
作業履歴が作成される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題で作業履歴が作成されても通知を受け取ることはありません。
作業履歴が編集される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題で作業履歴が編集されても通知を受け取ることはありません。
作業履歴が削除される	ユーザーがウォッチしている課題、あるいはユーザーが担当者または報告者である課題	この設定が無効化されていると、ユーザーは課題で作業履歴が削除されても通知を受け取ることはありません。

ユーザーが個人の通知設定で行った変更がチームやプロジェクト内のほかのユーザーに影響することはありません。ユーザーのすべての通知設定 (デフォルトまたはカスタム) は、管理者が構成した通知設定に重なるフィルターのように動作します。管理者が特定の通知を無効化している場合、個人設定でその通知を受け取るように設定しても、引き続き通知を受け取れない可能性があります。

プロジェクトごとのカスタム設定

カスタムプロジェクト通知機能も導入します。つまり、1人のユーザーが複数のプロジェクトで作業しているときに、プロジェクトごとに受け取りたい通知を指定でき、この設定はデフォルトの通知設定よりも優先されます。

たとえば、あるユーザーがコメントの編集についての通知を普段は受け取りたくないため、この通知タイプをデフォルト設定で無効化したとします。ただし、このユーザーが最近新しいプロジェクトに追加され、普段よりもコメントを注意深く確認したいとします。このような場合に一連のカスタム通知を作成し、対象のプロジェクトでのみコメント編集の通知を受け取るようにすることができます。

カスタムプロジェクト通知設定は最大50個設定できます。大量のプロジェクトで作業している場合であっても、要件に合わせて通知を構成し、受信箱を制御された状態に保つことができます。繰り返しになりますが、ユーザーが個人の通知設定で行った変更がチームやプロジェクトのほかのユーザーに影響することはありません。

管理者にとっての変更内容

ユーザー設定はプロジェクトの通知設定に重なるフィルターとして適用されます

管理者は引き続きプロジェクトの通知設定/スキーマを構成して、指定したJira課題イベントの通知を受け取るべきオーディエンスグループを定義できます。ただし、ユーザー自身がメールを受け取るかどうかの最終的な制御は、ユーザーが個人設定で行います。

これまでのエクスペリエンス	これからのエクスペリエンス
プロジェクト管理者はどの通知をどのユーザーグループごとに送信するかを設定できます。	プロジェクト管理者はどの通知をどのユーザーグループごとに送信するかを設定できます。
ユーザーは自身がウォッチャー、担当者、または報告者グループに所属していた場合、すべての通知を無効化することで上記の設定をオーバーライドすることができました。	ユーザーが自身が所属するグループやロールに基づいて通知設定をカスタマイズすることはできません。代わりに、課題アクティビティに関連する特定の通知タイプのメールを無効化することで、プロジェクト設定をオーバーライドできます。

管理ツールの通知ヘルパーの削除

この新しい通知モデルへの切り替えを受けて管理ツールの通知ヘルパーを削除しました。このツールは、管理者がメール通知の問題のトラブルシューティングを行う際にユーザーの通知設定を確認できるよう提供されていましたが、いくつかの問題や制限があり、通知の設定状況の完全像を提供できてはいませんでした。代替機能として、管理者には別のユーザーとしてログインし、そのユーザーとして通知セットアップを確認してトラブルシューティングに役立てていただくことをおすすめします。また、メール通知の送信状況のトラブルシューティングに利用できる別のツールを提供する公開機能リクエストを「Provide a log for Jira outbound email」で検討しています。ぜひこの課題をウォッチして課題に投票いただき、最新情報をお待ちください。

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更新: 自身の編集の通知を受け取りたい (これまでのエクスペリエンスに含まれていた機能) とのフィードバックをいただいております。現在この機能を新しい通知エクスペリエンスに含めるプロセスに取り組んでおり、今後の数週間で全ユーザーに提供することを見込んでいます。