Boa tarde, Trabalho em um escritório de advocacia e utilizamos o Trello como ferramenta de organiza

[Sarah Rayanne Queiroz]

Boa tarde,

Trabalho em um escritório de advocacia e utilizamos o Trello como ferramenta de organização interna das atividades.

Atualmente, meu chefe possui um cartão geral dentro do board e cada colaborador possui um cartão separado na área de trabalho dele. Contudo, gostaríamos de estruturar o funcionamento da seguinte forma:

• Que meu chefe possa acessar apenas o cartão geral dele;

• Criar uma tarefa nesse cartão;

• Atribuir diretamente essa tarefa ao colaborador responsável;

• Que a atividade apareça automaticamente tanto no quadro geral do meu chefe quanto no quadro do colaborador ao qual foi atribuída;

• Que a tarefa seja exibida no calendário de ambos os quadros, permitindo que meu chefe visualize todas as atividades do dia e que cada colaborador visualize apenas as tarefas que lhe foram atribuídas;

• Que cada colaborador tenha acesso exclusivamente às suas próprias atividades;

• E que meu chefe tenha acesso integral a todos os cartões e tarefas, para fins de acompanhamento e gestão.

A funcionalidade desejada seria semelhante a um “espelhamento” de tarefas entre quadros. Tentamos realizar essa configuração, porém as atividades não estão aparecendo corretamente no calendário individual dos colaboradores.

Gostaríamos de saber se essa estrutura é possível dentro do Trello e, em caso positivo, qual seria a melhor forma de organizar os boards para atender essa necessidade.

Desde já, agradeço a atenção e orientação.

[Rishabh S]

Olá Sarah 😊,

Espero que você esteja bem, e seja muito bem-vinda à comunidade! Obrigado por compartilhar seu caso de uso em detalhes—vamos analisar suas opções e encontrar a melhor solução para suas necessidades.

Aqui está como você pode gerenciar permissões e atribuições de cartões no Trello:

1. Estrutura de Permissões no Trello

   • As permissões no Trello são definidas no nível do quadro e do workspace, não no nível individual de cartões.

   • Se seu chefe precisa supervisionar tarefas específicas, criar um quadro separado para ele é uma ótima abordagem.

2. Atribuindo Cartões aos Funcionários

   • Para atribuir cartões aos funcionários e manter todos organizados, você pode usar as regras de automação do Trello. Por exemplo:

     • Exemplo de Automação:
       Quando @<usuário> for adicionado a um cartão, espelhe o cartão no topo da lista "<nome_da_lista>" no quadro "nome_do_quadro".

   • Dessa forma, você pode espelhar o cartão ou criar um novo cartão no quadro do funcionário ou em um quadro compartilhado.

   • Cartões espelhados com datas de entrega do mesmo workspace também aparecerão no calendário do workspace, facilitando o acompanhamento.

3. Restringindo o Acesso a Cartões Individuais

   • Se você deseja que cada funcionário acesse apenas seus próprios cartões, será necessário criar um quadro separado para cada funcionário. O Trello não permite permissões no nível de cartão.

4. Acesso de Administrador do Workspace

   • Se você quer que seu chefe tenha visibilidade em todos os quadros, pode torná-lo administrador de todo o workspace. Assim, ele terá acesso de visualização a todos os quadros sem precisar entrar em cada um individualmente.

   • Atenção: Quadros privados só são visíveis para membros do quadro e administradores do Workspace (em Workspaces pagos).

Espero que isso esclareça suas opções! 😊

Mais uma vez, obrigado por entrar em contato!

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Hi Sarah 😊,

I hope you’re doing well, and welcome to the community! Thank you for sharing your use case in detail—let’s walk through your options and find the best solution for your needs.

Here’s how you can manage permissions and card assignments in Trello:

1. Permissions Structure in Trello

   • Permissions in Trello are set at the board and workspace level, not at the individual card level.

   • If your boss needs to oversee specific tasks, creating a separate board for them is a great approach.

2. Assigning Cards to Employees

   • To assign cards to employees and keep everyone organized, you can use Trello’s automation rules. For example:

     • Automation Example:
       When @<user> is added to a card, mirror the card to the top of list "<list_name>" on board "board_name".

   • This way, you can either mirror the card or create a new card on the employee’s board or a shared board.

   • Mirrored cards with due dates from the same workspace will also appear in the workspace calendar, making tracking easier.

3. Restricting Access to Individual Cards

   • If you want each employee to only access their own cards, you’ll need to create a separate board for each employee. Trello doesn’t allow card-level permissions.

4. Workspace Admin Access

   • If you want your boss to have visibility across all boards, you can make them an admin of the entire workspace. This way, they’ll have view access to all boards without needing to join each one individually.

   • Please note: Private boards are only visible to board members and Workspace admins (in paid Workspaces).

I hope this clarifies your options! 😊

Thanks again for reaching out!