同一家公司造了两套“刹车系统”：看不见的工作，正在吞掉你的预算

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https://youtu.be/arIz9xz4EuA 

一家知名汽车制造商旗下有多个品牌。有一天，他们发现了一个令人震惊的事实：两个不同品牌的工程师团队，在完全不知情的情况下，花了一个多月时间开发几乎完全相同的刹车系统。

等他们意识到这个问题时，已经浪费了大量的时间、人力和预算。如果两个团队一开始就知道彼此在做什么，他们本可以完成双倍的工作量。

这不是特例。根据 Atlassian 2025 年团队状态报告，大约一半的知识工作者表示，他们公司的团队经常在不知情的情况下做着相同的事情。

这种惊人的浪费背后，隐藏着一个被大多数管理者忽视的真相：问题不在于你管理不好，而在于工作根本"看不见"。

透明度≠可见性：被忽视的关键区别

你可能会说："我们公司足够开放透明啊，信息都可以查到，为什么还会出现重复工作？"

这就是问题所在。透明度和可见性，是两回事。

一家银行曾经整合了 Jira、Jira Product Discovery 和 Jira Service Management 等多个工具。管理层认为，既然所有人都能看到所有信息，团队就已经对齐了。

但现实是什么？各个团队依然在各自的孤岛里工作，没有主动向彼此展示目标或暴露问题。结果陷入了令人沮丧的返工循环，大量工作被浪费。

透明度，是指人们"能够"访问所需信息的程度。你把项目文档设置为所有人可见，这是透明。

可见性，是指人们"主动"向他人分享相关信息的程度。你在关键节点 @ 相关团队，邀请他们关注你的进展，主动暴露潜在冲突，这才是可见。

一个是被动的"可以看到"，一个是主动的"让人看见"。大多数公司只做到了前者，却忽视了后者。

让工作可见的四个具体方法

方法一：打开并整合团队协作工具

首先，确保系统之间尽可能集成，让一项工作能够在各种工具中被轻松追踪。这就是标准化的价值。

如果有些团队用 Jira 跟踪工作，另一些用 MS Project，还有的只用电子表格，这会严重限制工具之间的连接，可见性自然大打折扣。

确保项目、文档空间、代码仓库默认对所有人开放读取权限。这样人们可以找到并关注与自己工作相关的内容。

Atlassian 的 AI 布道师 Sven Peters 分享了他的做法："我关注了 50 个不同的项目，这总让人感到震惊。每周一早上，我会收到所有项目的更新推送，不用参加状态会议，也不用逐个询问进展。"

如果你觉得一次性接收太多信息会让人不知所措，可以选择在更新发生时单独接收通知，而不是集中处理。

方法二：在重要项目节点主动宣布

当项目启动时，向所有将与你协作或会受影响的团队分享公告。同时，也要考虑那些不会直接受影响，但未来可能需要了解的团队。

在公告中邀请反馈和评论：

• • 项目可以如何调整以产生更大影响？
• • 是否存在与其他团队工作的协同机会？
• • 是否有潜在的冲突？

现在就是提出问题和想法的最佳时机，不要等到深入执行后才发现需要调整方向。

对于跨度较长的项目（比如超过一两个季度），在达到重要里程碑时要回来更新。重复征求反馈，因为可能会出现新的机会或问题。记得点名感谢项目团队成员迄今为止的贡献。

可以通过内部博客文章、邮件或视频消息来完成这件事。如果部门负责人或 CEO 能在下次全员会议上快速提及，效果会更好。

方法三：在相关工作内容上艾特协作者

Sven 说："我总是在项目和文档页面中添加相关人员，当我想让他们保持知情时。人们很感激被纳入其中，即使他们不会密切跟进项目。"

具体可以这样操作：

高层级 - 在项目、文档空间和代码仓库中添加协作者为关注者，让他们对整个工作流保持可见性。

中层级 - 向工作交叉或在"同一领域"的团队展示路线图、战略文档、消息传递文档和技术设计。

细节级 - 在页面、代码提交、拉取请求、问题、敏捷看板等具体记录上 @ 或标记相关人员，让他们收到该特定内容的更新通知。

务必在高层级和中层级内容中包含你的直属经理，即使你在团队会议中定期汇报。给他们一个方便的方式查看你的工作（在他们方便的时候），会让一对一沟通更高效。而且，让你的工作保持可见，能确保他们在年度绩效评估时不会遗漏你的任何亮点。

方法四：用视频人性化沟通并增加上下文

考虑使用 Loom 等工具创建和分享视频更新。这最适合快速的临时项目更新，以及涵盖多个项目的较长、较高层次的更新。

例如，Atlassian 的一些领导者会录制每周视频与整个组织分享。他们涵盖目标、战略、新启动的工作、客户故事、重大胜利、小成就、遇到的挑战和新兴机会。这些视频创建快速（直接开始说话即可！），团队成员还可以用 2 倍速观看。

视频的优势在于能看到表情、听到语气。这对建立人际连接和团队凝聚力至关重要。对于分布式团队，在聊天频道中发布简短的 Loom 视频，可能比电话会议或纯文本形式的每日站会更丰富、更愉快。而且因为 Loom 会生成文字稿，每个视频的内容都可以通过搜索找到。

在重大项目结束时分享更新也有几个好处：

• • 同事会知道工作已完成，知道在哪里可以找到复盘笔记以供未来参考
• • 这是认可和感谢团队成员的机会
• • 你可以（不那么）谦虚地展示项目取得的成果

AI 时代：从透明到可见的跃升

到目前为止，我们讨论的是如何让自己的工作对他人更可见。但反过来呢？即使同事没有主动展示他们的工作，你仍然可以利用 AI 获得可见性。

例如，想要掌握产品开发进度的销售代表，可以使用 Rovo 配置一个 AI 代理来标记新的用户故事。类似地，你可以用 AI 代理来：

• • 总结项目进展
• • 标记与你工作相关的新项目，提示你可能需要关注
• • 跟踪特定的文档空间、代码仓库或共享网络驱动器
• • 生成你关注的项目的每周更新摘要，发布到文档页面、聊天频道或通过邮件发送

过去项目的信息也能发挥价值。还记得那家意外开发两次相同刹车系统的汽车制造商吗？他们吸取了教训，现在使用 Rovo 来避免进行重复的风洞测试——这些测试成本极高。当需要进行测试时，Rovo 会搜索公司的所有档案（跨多个系统和文件类型），查找使用相同参数的过去测试记录。每次找到匹配项，公司都节省了时间和金钱。

在不那么戏剧化但或许更贴近日常的场景中，Atlassian 的 Jira 项目团队使用 Rovo 的 AI 代理创建了一个反馈分析器，让客户情绪和痛点变得更加可见。当团队启动新项目时，AI 也能派上用场：它可以查阅过去的营销活动信息并提取经验教训，或者分析代码仓库和知识库，总结该产品领域过去的开发工作并识别风险。

从今天开始行动

无论是创建一个 AI 代理，在每次创建新开发史诗需求时提醒客户支持团队，还是与相邻团队分享你的项目计划，提高可见性都需要意图和行动。

幸运的是，这些都不难。

从与周围的团队分享这些技巧开始，让自己走上压力更小、协调更好的工作之路。不要让"看不见的工作"继续吞掉你的预算和团队的精力。

记住：透明是基础，可见才是关键。主动让工作被看见，才能避免重复劳动，提升团队效率。