Evento Trello - Comunicación interna de equipos

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Hola! Soy Alicia Filiu, Community Leader y creadora de eventos Trello presenciales en Alicante y online al mundo ;-) 

El pasado 30 de mayo tuve el placer de organizar un evento Trello online de la mano de Atlassian, sobre Comunicación interna de equipos con Trello, la herramienta más versátil de Atlassian que permite gestionar proyectos y tareas de forma visual, intuitiva y colaborativa. 

Fue una experiencia muy enriquecedora y me gustaría compartir con vosotros algunos de los puntos más interesantes que se trataron.

 En el evento pude contar con la participación de dos invitados especiales: Pablo Ivars, de la empresa Fox Telecom, y Teresa Rodriguez, de la empresa Baby Lobitos. Ambos nos compartieron sus experiencias y consejos sobre cómo utilizan Trello a diario para comunicarse con sus equipos, optimizar su tiempo y mejorar su productividad.

 

Pablo es técnico e instalador de fibra óptica en Fox Telecom en Rafol d'Almunia. Pasa mucho tiempo en la calle, por lo que tener un sitio donde poder comentar con el equipo de atención al cliente sobre toda la información y necesidades  que solicitan los clientes o personas interesadas en el servicio de fibra óptica, es fundamental. Las mensajerías normales al final sólo nos lian, y es muy probable que se pierda información. Nos explicó cómo usa la versión gratuita de Trello y la tranquilidad que le aporta tener la información concreta de cada cliente en una tarjeta.

Las etiquetas además le dan la información del detalle de tipo de servicio que necesita cada cliente. Por lo que, aunque haya muchas tarjetas, se puede focalizar el trabajo filtrando por las etiquetas que se necesite ver. 

Las fechas de vencimiento, también es un punto a tener en cuenta para visualizar de un golpe las cosas previstas para la semana. 

En definitiva, con Trello puede ver de un vistazo todo lo que tiene que hacer y lo que han hecho sus compañeros, y así evita tener que hacer llamadas, reuniones o enviar correos electrónicos innecesarios.

 

Teresa Rodriguez, es la gerente de Babylobitos, fábrica de calzado para niños en Elda. En su caso, usa la versión de pago de Trello porque le ofrece algunas funcionalidades adicionales que le resultan muy útiles. 

Una de ellas es la posibilidad de poner fecha a los ítems de los checklist, lo que le permite planificar mejor sus tareas y que se marquen en el calendario, no sólo la fecha de vencimiento de la tarea, sino también las de las subtareas del checklist.

Trabaja con otras empresas intermediarias con sus clientes, y la comunicación concreta de cada caso en cada tarjeta, así como la visualización del proceso, evita usar mensajerías que pueden liar las comunicaciones y hacer que se extravíe información.

Por otro lado, vimos la integración de Trello con Slack, lo que hace que un comentario de un hilo de conversación de Slack, se convierta en una tarea, de forma que por un lado, se aprovecha la agilidad de una mensajería como tal, pero por otro, sin tener miedo que se pueda perder información sobre tareas a realizar. 

Como siempre, los eventos donde se ven casos reales, son muy enriquecedores ya que se ve el uso real de la herramienta Trello, y cómo ayuda a nivel organizativo a cualquier empresa, sea del sector que sea. 

Lo importante es que exista un estudio inicial del flujo de trabajo de la empresa para analizar bien las necesidades, y así crear una estructura inicial que sea intuitiva y fácil de usar para que todo el equipo se embarque sin problemas. 

Siempre hay tiempo de ir complementando funcionalidades, cambiar flujos, automatizaciones... Y lo más importante es la disciplina, la revisión continua y el hábito de uso de la herramienta por parte de todo el equipo. 

 Trello puede ser una herramienta personal, por supuesto, pero a nivel de equipo es una de las herramientas colaborativa más potentes actualmente. Y, como la propia palabra indica, necesita colaboración por parte de todos los miembros del equipo para que su uso fluya y funcione.

 Quiero agradecer a Pablo y a Teresa por su generosidad y profesionalidad, y también al resto de asistentes por su atención e interés. Si no pudiste asistir al evento o quieres volver a verlo, te invito a que visites el siguiente enlace donde encontrarás el video de Youtube con la grabación completa.

Evento Trello 30 de mayo: Comunicación interna del equipo, con Trello 

Nos vemos en el próximo evento Trello!