Confluence : チームへの導入ガイド

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私は主にコミュニティを担当しているので、ユーザーの方と直接お話しする機会が多いのですが、その中でも嬉しい瞬間は Confluence のユーザーの方に「すごい良いですよね、Confluence なしに仕事できません！」と言われた時です。

このように、熟練した Confluence ユーザーにお会いすると、その良さと体験を難しい言葉を沢山並べなくても分かり合えることが多いのですが、一方で、Confluence のような製品を使ったことのない方には、どれだけ言葉を並べても、なかなかその良さや体験の全てを伝えるのはコツがいるツールです。

また、Confluence を十分理解しているユーザーでも、社内や組織の中でどのように広めていくかが課題になっているという声も何度か聞いたことがあります。

このブログでは、「Confluence を広めたい！でもどこからアプローチしたら良いのかわからない」といった方のために、いくつかのポイントを挙げてみました。

身近に感じてもらう

まず、Confluence を身近に感じてもらい、情報を得る楽しさを実感してもらいましょう。

自分の組織に合うようにカスタマイズする

まずは、Confluence を自分たちのものとして感じてもらい、親近感を持ってもらうことが大切です。「ルック アンド フィール」から自分の組織にに合わせてブランディング してみましょう。

1. トップメニューバー右上にある歯車をクリックし、「一般設定」をクリックします。
2. 画面が変わると、右のサイドバーの「サイトロゴとファビコン」のオプションをクリックします。
3. 「サイトのロゴ」を更新すると、ロゴの色調に合わせて自動的にテーマ色を変更してくれます。

Confluence を利用するキッカケを作る

カスタマイズされた素敵な Confluence が設定されたら、多くの人にページに来てもらうように工夫しましょう。

導入したてならば、まず組織の福利厚生やそれらの申請方法など「誰もが知りたい・必要な情報」をConfluence に投稿するのがオススメです。作成できたら、共有ボタンから全ユーザーに知らせてみましょう。ページには、画像を挿入したり マクロ を利用して、Confluence を使いながら自然にその機能やできることを理解してもらえるようにするのがコツです。

 

使い始める

一旦 Confluence にユーザーが訪れてくれるようになれば、今度は実際に投稿したり「いいね！」やコメントをしてくれる人を増やしましょう。そのためのアプローチを２つ紹介します。

新入社員に自己紹介ブログを書いてもらう

アトラシアンでは、新しく入った社員に自己紹介ブログを書いてもらい、みんなで共有 します。ブログは、履歴書のようなものでなく、なるべく家族や自分の趣味、関心などを共有するようにしています。そうすることで、仕事以外で共通の話題が見つかったり、職場に活気を与え、より楽しい場所にするキッカケになります。

下の例では、サポートエンジニアの山本さんがアトラシアンに入社した時のブログです。どこの国に行ったことあるのかや、彼のチーズケーキを作る技術などを共有してくれました。(独り言ですが、そういえばまだ山本さんのチーズケーキ食べたことないなぁ。) 例でもわかるように、インラインコメント などを使って、新入社員をよりフレンドリーな形で歓迎することができます。

管理職や役員の人にページを書いてもらう

なかなか直接現場と繋がるきっかけがない管理職や役員の人に、組織のビジョンやレポートなどを書いてもらいましょう。メールで共有すると、一方的で社員の反応を理解しにくいですが、Confluence のページに書き込むことで、「いいね！」やコメントを現場で働いている社員から直接もらうことができ、組織によりオープンな風を送り込むことができます。また、社員も決定権のある管理職や役員と直接コミュニケーションできる手段を得ることによって、職場への信頼感がきっと増すはずです。

 

使い続けてもらう

テンプレートを作成する

「書く」ということは、なかなかスキルも時間も必要です。Confluence では、メニューバーの「作成」ボタンの隣にある「...」をクリックすると、あらゆるテンプレートを選択することができます。

テンプレートを利用すると、必要な箇所に内容を埋めていくだけで、信頼できるドキュメントが作成できます。私のお気に入りは、「DACI 意思決定」のテンプレートです。何かを決定する際には様々な情報が必要になりますが、このテンプレートを使うとそれらの情報を整理しながら同時にページが作成されていきます。

オリジナルのテンプレート作成する には、スペースツールから行うことができます。プロモーションをすれば、メニューバーの「作成」ボタンの隣にある「...」から、あなたの作成したテンプレートを誰もが使えるようになります。

私は、ブログのアウトラインを書く時のテンプレートや、イベント時に必要なものをリストするテンプレートなどを作成して、時間を節約しています。

会議で使ってみる

会議のためのアジェンダを Confluence 上に作成し、事前に参加するメンバーに話し合いたいことを入力してもらったり、関係するリンクをページ上で共有してもらいましょう。そうすることで、参加するメンバーは事前に共有されたページを確認し、意見を持って会議に参加することができます。

また、この習慣を繰り返し、ステータスを報告するだけのような会議は必要なく Confluence 上でコミュニケーションが取れるいうことに組織のメンバーが気付き出したら、あなたのミッションは大成功です！

読みやすい記事をつくる

さらに マクロ を駆使して、JIRA のレポートをリアルタイムで出したり、グラフィカルで読みやすい Confluence のページを率先して作ってみましょう。そうすれば、きっと多くの人が Confluence の便利さはもちろん楽しさに気づいてくれるはずです。マクロの具体的な活用方法については、これからこちらの記事で発信していきたいと思います。

まとめ

以上が、Confluence をチームに広めるためにできることになります。これでも、なかなか上手くいかないという場合には、是非アトラシアンユーザーグループに参加してみましょう！同じ課題を抱えた方や、解決方法を持っている方がきっといるはずです。また、多くの場合アトラシアン社員も参加していますので、皆様にお会い出来るのを楽しみにしています。

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