[Jira] Jira メール通知のバッチ化でメール通知を減らす方法

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※ 本記事は、Eric Zheng が 2023 年 5 月 15 日に公開した英語記事「Say goodbye to inbox overload: Updates to Jira email batching」を翻訳したものです。内容に相違が見受けられる場合、英文ページの内容を正とします。

Jira コミュニティの皆さん、こんにちは

Jira からのメール通知が多いと感じていますか。Jira 通知のメールのバッチ化に関して最近行われたいくつかのアップデートをお知らせします。これにより、受信トレイをすっきりさせることができます。

メールのバッチ化とは具体的にどんなものか

メールのバッチ化は、更新ごとに個別にメールを送信するのではなく、複数の更新を 1 つのメールにグループ化するプロセスです。

バッチ化するのは、フィールドの変更やコメントに関する更新のみです。担当者への割り当てや、メンションといった重要な更新は常に即時送信されますので、最も重要な情報を常に把握することができます。

したがって、例えば、いくつかフィールドの更新を行って課題にコメントも残したといった場合には、各アクションに対して個別のメールを受け取るのではなく、これらの更新は一通のメールに集約されます。

メールのバッチ化は Jira にとって新しい機能ではありませんが、以前はメール設定をカスタマイズしている場合には利用できませんでした。

カスタムのメール ドメインおよび送信者名 (差出人) を皮切りに、これらのカスタマイズ設定に対してメールのバッチ化のロールアウトを開始しています。

これまでの状況

お客様の多くが、Jira 通知メールが自社から直接送信されているように設定しています。これは、送信元のメールアドレスを自社のドメインにカスタマイズすることで行っています。Jira 通知の送信元を変更する方法の詳細はリンク先を参照してください。

毎日 90 万通を超えるメールが Jira からカスタム メール ドメインを使用してお客様に送信されています。その数は年間 3 億通以上のメールに相当します。

今回のメールのバッチ化のアップデートにより、これらのお客様ですでに 33% のメール削減が見られています。つまり、今後 1 年間で 1 億通以上のメール送信を削減できる見込みです

また最近、カスタムの送信者名を使用したメール バッチ処理のサポートも完了しています。これにより、Jira のメール通知の送信者名が管理者によって変更可能となっています。Jira 通知の送信者名を変更する方法の詳細はリンク先を参照してください。

毎日、カスタマイズされた送信者名を使用して 280 万件を超えるメールが送信されています。 まだデータを待っているところではありますが、今回のアップデートにより、送信されるメールの数も同様に減少すると予想されます。これは、1 日あたり 90 万通のメールが減少することになります。

今後の予定

プレーン テキスト形式を使用するメールのサポートなど、Jira メール通知のバッチ化をさらに改善できる方法の検討を続けていきます。

今度のアップデートもぜひご期待ください。また、ご意見やご要望がございましたら、ぜひコメントにてお知らせください。