🔍 Question about inviting users in Confluence Cloud Standard

Question

Hola comunidad,

Tengo una pregunta sobre Confluence Cloud Standard y espero que alguien aquí haya enfrentado una situación similar.

Una organización está evaluando varias herramientas de documentación (como Confluence, Docusaurus y SharePoint). Actualmente cuenta con alrededor de 300 licencias activas en Confluence Standard y está decidiendo qué herramienta se convertirá en su plataforma oficial de documentación.

Durante las discusiones internas, alguien mencionó que podría ser posible invitar hasta 5 usuarios adicionales por usuario con licencia, dándoles acceso de solo visualización a un espacio específico y sin derechos de edición.

Sin embargo, según la documentación oficial de Atlassian, esta función está destinada a usuarios externos , lo que genera inquietudes: en este caso, los usuarios invitados serían internos , pero de otras áreas o países dentro del mismo grupo corporativo.

Además, Atlassian declara que se reserva el derecho de revocar esta funcionalidad si no se utiliza según lo previsto.

👉 ¿Alguien ha usado esta función para usuarios internos? ¿Tienes alguna experiencia (buena o mala) que quieras compartir?

Gracias de antemano por su apoyo.

Matheus Z · Answer

Hi Nicolas,

Welcome to the Atlassian Community!

I will share my message in English, but please, feel free to reply back in Spanish if you need further help.

The guest feature, which allows up to 5 guests for each paid user, is designed for individuals outside your organization, like clients, contractors, or partners. It's important to note that you can't convert current or former paid users into guests, and this feature isn't meant for internal users—even if they belong to other areas or countries within the same corporate group. Atlassian has the right to limit or revoke this feature if it's not used as intended.

If you're looking to provide view-only access to internal users while saving on licenses, there are some options to consider:

* Anonymous Access: You can enable this at the space level. However, it makes the content visible to anyone on the Internet unless you disable global anonymous access, so it might not be the best choice for sensitive or internal-only documentation. Documentation: Make a space public.
* Jira Service Management Integration: If your internal users have access to Jira Service Management, you can allow them to view and access Confluence spaces linked with JSM without needing a Confluence license. You can add those users as Jira customers and link the JSM project with Confluence, which will allow them to access the space linked to the project. Documentation: JSM and Confluence together.
* Public Links: You can also consider using Public Links, a feature that lets you share a safe, view-only version of a specific Confluence page with anyone on the Internet via a unique URL. Documentation: Share content externally.

I hope this helps you and your team make a decision! We will be here to help if you need further assistance.

Best,
Matheus

Dirk Ronsmans · Answer

Hola,

La funcionalidad que describe corresponde a un usuario invitado.
Si bien técnicamente se pueden invitar hasta 5 invitados por cada usuario con licencia, esto contradice la política de Atlassian sobre el uso de invitados.
Esta función está diseñada para permitir que usuarios externos a su organización accedan a un único espacio (lectura y edición).
Esto permite que colaboradores externos accedan (temporalmente) a su entorno sin tener que adquirir una licencia completa para ese usuario.

Por lo tanto, aunque debería funcionar por el momento, según la política de Atlassian, desaconsejo usar esta función para permitir que miembros de su organización accedan a su contenido sin una licencia completa.

Sin embargo, existen otras soluciones alternativas, como tener un espacio público que permita el acceso anónimo o una herramienta como Scroll Viewport (no afiliada), que permite publicar documentación en un sitio diferente, pero basándose en el contenido de Confluence.

Veré si puedo conseguir que un ingeniero de Atlassian me dé una respuesta oficial.

(translated using google translate)