Não sei se aqui é o local correto para sua dúvida, mas vou tentar te ajudar 😁
Temos um cenário parecido aqui com rotinas de nossos clientes, e para não esquecer nós utilizamos as automações.
As automações permite criar itens no Jira com base em algum gatinho ou de forma agendada, e nas configurações de automação você pode preencher campos como descrição, responsável, etc.
Além disso, neste site você pode explorar a Universidade Atlassian, com muitos cursos gratuitos que vão desde a utilização para usuários convencionais a até configurações como a que está buscando. https://university.atlassian.com/
Espero ter te ajudado, mas caso não seja a informação que procura, por favor, dê mais informações sobre o que deseja e de quais produtos está utilizando.