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Smart Terms for Confluence - Glossary

概述

對於管理員或者普通用戶,可解決團隊協作,術語統一問題,

TechUp (現更名為 Creativas)是一家 Atlassian Marketplace 插件開發公司,致力於為企業提供員工協同,經驗分享的簡單工具。

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場景/問題

在互聯網高速發展的今天,市場變動快,客戶需求多。會有1-2周就需要出一個版本更新的迭代要求,而快速的更新,勢必會帶來大量的新技術,新知識,如何讓不同的團隊,快速對新事物達成統一認知,是個非常有難度和挑戰的任務。

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分析

如果研發團隊一直在一個屋子工作,每天面對面交流,那麼問題不大。實際上當一款產品結束 MVP 週期後,往往會團隊擴張,分工細化,有不同的團隊負責不同的模塊;

  • 理想狀態下,新概念出現的時候,需要經歷定義,溝通,宣導,更新幾個階段,通過中層組織跨組/部門溝通,確認新名詞定義,並落實為文字,通過郵件,企業OA通知推送給到相關人員,出現更新的時候及時循環前三步。

  • 實際情況是,不同人因為職位不同,立場不同,對同樣的概念有完全不同的認知,如果僅僅是簡單開個會說一下,沒有充分溝通,沒有明確公示,很可能導致的結果是 不同組/部門做出的東西標準不統一,無法協同工作,造成用戶體驗糟糕;久而久之,企業內耗嚴重,形成山頭文化,產品和市場競爭力下降。

解決方案

初級版

  • 工具:開會+郵件+ OA

  • 操作:

    • 線下開會統一認知

    • 郵件+OA發佈,便於查找

  • 好處:成本低

  • 壞處:查找概念多要切換頁面操作,無法應對快速迭代的產品開發

進階版

  • 工具:Confluence+Smart Terms + 郵件

  • 操作:

    • 線下開會統一認知

    • 郵件發佈

  • Smart Terms 定時維護更新

  • 好處:用戶無需切換頁面就可以快速獲取最新的術語定義

  • 壞處:成本高,需要採購插件+購買諮詢服務

快速演示

視頻鏈接

 

操作說明

全局設定

菜單:站點管理>一般配置>Smart Terms configuration

用戶:系統管理員

不設置保持默認也可以,推薦使用最佳實踐中配置方法

創建

方式1

菜單:選中文檔中的內容,點擊 icon

用戶:普通用戶

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方式2

菜單:選中文檔中的內容,點擊 icon

用戶:普通用戶

點擊 new term

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查詢

方式1

菜單:頂部導航>terms,空間導航>terms

用戶:普通用戶

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方式2

菜單:頂部導航>系統搜索

用戶:普通用戶

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文檔查看

菜單:文檔

用戶:普通用戶

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鼠標懸停查看

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點擊切換啟用 / 禁用

 

導入導出

菜單:空間導航>terms

用戶:普通用戶

點擊頁面上的 import terms,或export。

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樣式設定

菜單:站點管理>一般配置>Smart Terms configuration

用戶:系統管理員

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最佳實踐

定義人員/職責

  • 任命一位【全局管理員】維護全局術語。

  • 每個團隊定義一位【空間管理員】維護本部門的術語

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定期更新

聯繫人:在每個術語後面加上管理員聯繫方式,若有術語更新,聯繫

空間變全局:把空間中新的重要信息,如軟件版本 V1.0,術語 需要讓其他團隊知道的,如用戶,客戶,租戶,從空間術語轉化為全局術語。

權限控制

建議不要打開 Single Term globalization,此操作會導致過多用戶擁有全局術語定義權

開發環境空間禁止術語全局化

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參數優化

勾選下述三個參數,有助於關鍵位置如標題不會高亮顯示,僅顯示第一個術語保證文檔內部的屬於不會重複顯示造成干擾。

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注意事項

默認術語前後不能留空格,如果有空格會導致術語無法高亮顯示。

若要在連續文本中高亮術語,勾選下述參數即可

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周邊

廠家其他插件

競品/替代品

  • Glossary :優點:免費且開源、缺點:操作體驗糟糕,不支持中文

  • Glossary:收費插件、優點:可以支持中文、缺點:快速添加按鈕存在 bug。

  • Glossary - Terminology Manager:收費插件、優點:支持多語種,彩色標籤,工作流審批術語、缺點:不支持中文。

價格

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其他

此功能看似很小,但在團隊達到一定規模後,此工具會對傳遞重要信息產生重大的推動作用,事半功倍,研發效能如虎添翼。

如不花時間鍛鍊和休息,就要花時間生病;如不花時間使用工具和諮詢服務,就要會造成團隊效率低下,產品競爭力降低的後果。隨著產品和業務的發展,相關的內部管理和系統/工具也同步跟上,才能做到良性發展。

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