Confluenceには「ゲストユーザー」という概念があります。
外部ユーザーを招待するとき、有償ユーザーとして招待するかゲストとして招待するか迷うことがあるかと存じます。
ゲストユーザーはライセンス料がかからない無償ユーザーですが、その分有償ユーザーと比べて制限の多いユーザーとなります。
この記事では、アカウントをゲストとして招待した場合にできなくなることをご紹介します。
なお、ユーザーをゲストに変換する手順については以下ドキュメントをご参照ください。
ゲストを招待して Confluence へのアクセス権を付与する
できなくなること①：アクセスできるスペースが1つに限定される
ゲストユーザーは管理者側が指定した特定のスペースにしかアクセスすることができません。
この点が、ゲストユーザーと通常ユーザーとの一番大きな違いです。よって、当該ユーザーを複数のスペースにアクセスさせたいかどうかが、そのアカウントをゲストとして招待するか通常ユーザーとして招待するかの決め手と言ってもよいかと存じます。
できなくなること②：内部ユーザー情報へのアクセスが制限される
ゲストユーザーは以下のような内部ユーザー情報へのアクセスができません。
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「@」;でのメンション
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上部のナビゲーション バーの [チーム] タブ
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ユーザー検索
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ユーザー ピッカー(ユーザーのリコメンド)
例えば、ゲストユーザーが「@」;でメンションしようとすると以下のように表示されます。
また、上部のナビゲーション バーの [チーム] タブが表示されなかったり、検索欄でユーザー名を検索してもユーザーがヒットしなかったりします。
できなくなること③：アプリの利用が制限される
ゲストは以下を含む Confluence のシステム アプリの使用が制限されています。
できなくなること④：スペース権限の一部が制限される
ゲストユーザーには以下の権限を付与できません。
- スペース管理者権限
- スペース内のページについて「誰が閲覧/編集できるか」を設定・編集する権限
- スペース全体をCSVやPDFなどでエクスポートする権限
(ページごとのエクスポートは可能)
できなくなること⑤：(JSM のライセンスなしアクセスがある場合)Confluence のナレッジ ベース スペースにアクセスできなくなる可能性がある
Confluence のゲストは 1 つのスペースにしかアクセスできません。これは、JSM ユーザーが Confluence 内の関連するナレッジ ベース スペースに無許可でアクセスできる場合よりも優先されます。
つまり、JSM ユーザーは Confluenceにゲストとして追加された場合、Confluence のナレッジ ベース スペースにアクセスできなくなる可能性があります。
参考：Confluence でゲストが閲覧/実行できること
なお、アカウントをゲストユーザー化する以外に外部のユーザーに自社のConfluenceコンテンツを共有する方法は他に「匿名アクセス」や「公開リンク」などがあります。
それぞれの手段の比較は以下をご参照ください。
[Confluence]コンテンツを外部に公開・共有する方法3選
