Smart Terms for Confluence - Glossary
概述
對於管理員或者普通用戶，可解決團隊協作，術語統一問題，
TechUp （現更名為 Creativas）是一家 Atlassian Marketplace 插件開發公司，致力於為企業提供員工協同，經驗分享的簡單工具。
場景/問題
在互聯網高速發展的今天，市場變動快，客戶需求多。會有1-2周就需要出一個版本更新的迭代要求，而快速的更新，勢必會帶來大量的新技術，新知識，如何讓不同的團隊，快速對新事物達成統一認知，是個非常有難度和挑戰的任務。
分析
如果研發團隊一直在一個屋子工作，每天面對面交流，那麼問題不大。實際上當一款產品結束 MVP 週期後，往往會團隊擴張，分工細化，有不同的團隊負責不同的模塊；
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理想狀態下，新概念出現的時候，需要經歷定義，溝通，宣導，更新幾個階段，通過中層組織跨組/部門溝通，確認新名詞定義，並落實為文字，通過郵件，企業OA通知推送給到相關人員，出現更新的時候及時循環前三步。
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實際情況是，不同人因為職位不同，立場不同，對同樣的概念有完全不同的認知，如果僅僅是簡單開個會說一下，沒有充分溝通，沒有明確公示，很可能導致的結果是 不同組/部門做出的東西標準不統一，無法協同工作，造成用戶體驗糟糕；久而久之，企業內耗嚴重，形成山頭文化，產品和市場競爭力下降。
解決方案
初級版
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工具：開會+郵件+ OA
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操作：
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線下開會統一認知
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郵件+OA發佈，便於查找
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好處：成本低
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壞處：查找概念多要切換頁面操作，無法應對快速迭代的產品開發
進階版
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工具：Confluence+Smart Terms + 郵件
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操作：
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線下開會統一認知
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郵件發佈
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Smart Terms 定時維護更新
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好處：用戶無需切換頁面就可以快速獲取最新的術語定義
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壞處：成本高，需要採購插件+購買諮詢服務
快速演示
操作說明
全局設定
菜單：站點管理>一般配置>Smart Terms configuration
用戶：系統管理員
不設置保持默認也可以，推薦使用最佳實踐中配置方法
創建
方式1
菜單：選中文檔中的內容，點擊 icon
用戶：普通用戶
方式2
菜單：選中文檔中的內容，點擊 icon
用戶：普通用戶
點擊 new term
查詢
方式1
菜單：頂部導航>terms，空間導航>terms
用戶：普通用戶
方式2
菜單：頂部導航>系統搜索
用戶：普通用戶
文檔查看
菜單：文檔
用戶：普通用戶
鼠標懸停查看
點擊切換啟用 / 禁用
導入導出
菜單：空間導航>terms
用戶：普通用戶
點擊頁面上的 import terms，或export。
樣式設定
菜單：站點管理>一般配置>Smart Terms configuration
用戶：系統管理員
最佳實踐
定義人員/職責
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任命一位【全局管理員】維護全局術語。
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每個團隊定義一位【空間管理員】維護本部門的術語
定期更新
聯繫人：在每個術語後面加上管理員聯繫方式，若有術語更新，聯繫
空間變全局：把空間中新的重要信息，如軟件版本 V1.0，術語 需要讓其他團隊知道的，如用戶，客戶，租戶，從空間術語轉化為全局術語。
權限控制
建議不要打開 Single Term globalization，此操作會導致過多用戶擁有全局術語定義權
開發環境空間禁止術語全局化
參數優化
勾選下述三個參數，有助於關鍵位置如標題不會高亮顯示，僅顯示第一個術語保證文檔內部的屬於不會重複顯示造成干擾。
注意事項
默認術語前後不能留空格，如果有空格會導致術語無法高亮顯示。
若要在連續文本中高亮術語，勾選下述參數即可
周邊
廠家其他插件
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鏈接： https://marketplace.atlassian.com/vendors/1214340/techup
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推薦：LearnUp for Confluence，Smart Tables for Confluence
競品/替代品
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Glossary ：優點：免費且開源、缺點：操作體驗糟糕，不支持中文
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Glossary：收費插件、優點：可以支持中文、缺點：快速添加按鈕存在 bug。
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Glossary - Terminology Manager：收費插件、優點：支持多語種，彩色標籤，工作流審批術語、缺點：不支持中文。
價格
其他
此功能看似很小，但在團隊達到一定規模後，此工具會對傳遞重要信息產生重大的推動作用，事半功倍，研發效能如虎添翼。
如不花時間鍛鍊和休息，就要花時間生病；如不花時間使用工具和諮詢服務，就要會造成團隊效率低下，產品競爭力降低的後果。隨著產品和業務的發展，相關的內部管理和系統/工具也同步跟上，才能做到良性發展。
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Tom Zhu
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