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2020年12月23日開催Webセミナー "お客様事例から学ぶ!クラウドサービスを活用した業務効率化 - 株式会社LIXIL" Q&A

本記事では、2020年12月23日にアトラシアンが主催したWebセミナー "お客様事例から学ぶ!クラウドサービスを活用した業務効率化 - 株式会社LIXIL" にて頂きました質問とその回答をまとめました。

 

質問 回答
LIXILは従業員数が約6万人と大規模企業となりますが、JIRAやConfluenceのクラウドを使用されているユーザー数はどの程度でしょうか。 Jira とコンフルでアカウントとしてセットで提供していて、ユーザー数としては2000人弱。1年前から倍になりました。本社ビルの人数が3000人から4000人なので、その大多数が利用している形です。また、この数は社外のパートナー企業のユーザーも含んでいます。
課題管理、タスク管理など様々なソフトがある中で、Atlassian製品を選んだ理由を教えてください。 社外から来た上司が前職で使用していたJira持ち込んだのがきっかけ。口コミや社内の紹介で広まっていった。あまり他社ソフトと比較はしておりません。
便利なpluginアプリがあれば、教えてください。 特に導入したpluginアプリはないと思います。クラウド版をそのまま利用できていると考えています。ローカルのツールとしては、Bitbucketは、Sourcetreeを利用して操作する場面が多いです。
JSMはSlackと連携できますか? 出来る場合はどのような連携ができますでしょうか 可能です。通知等で連携できます。LIXILでは、チケットができたらSlackが飛ぶようにしています。社外との連携でも便利です。
Atlassian製品導入するにあたって苦労したことがあれば教えてください。 最初は小規模で始めたこともあり、導入した時は苦労は特になかったです。ITチーム全体で活用することに決まりましたが、使わないチームもいて、そこに使ってもらうのが課題です。
LIXILさんではクラウド版を使うにあたり接続元のIP制限はしていますか? IPアドレス制限は実施していません。Atlassian Accessを利用してアクセス権限のコントロールを実施しています。
Jira Service managementの投稿には添付ファイルをつけることができるのでしょうか? ファイルを添付することも可能です。
2000名弱の利用とのことですが、管理は何名くらいでされていますでしょうか。 5名で管理しています。管理体制は最初のままで利用者が増えてきた形です。
PJ作成とアカウント追加作業は主に1名で対応しています。お問い合わせ対応は約3名で対応+技術メンバーと責任者で構成されています。
Confluenceはどのように活用されているか教えてください。 開発部隊でマニュアル等の共有情報の保存で活用。共同編集が便利と感じており、振り返りも効率的に行える。検索と履歴が残るので非常に良い。
システム開発のPJでは仕様書やテスト結果、議事録などに使っています。
2000人は何が決めてでアカウントを付与しているのでしょうか。付与する/しないの基準はありますか 使いたい人が申請して、使いたい人全員にアカウント付与してます。申請窓口にはJiraサービスマネージメントを使っています。IT部門にはITトップが全員に使って欲しいという思いから全員に一括で権限付与しました。
今回の説明にはありませんでしたが、Confluenceと他の類似したサービスとのメリット、デメリットを教えていただけないでしょうか? Wikiの比較と理解して回答します。Confluenceは、Jira, Bitbucketなどのリンクが加工されたり、Confluenceの文章をドラッグして選んでJiraチケットを即座に作れるなど、Atlassian製品との連携がメリットだと思います。デメリットではないですが、ストレージ・ファイルサーバーの製品ではないので、ファイルをフォルダで管理するようなイメージでは活用できないです。ファイルはページ上に保存し履歴管理できますが、基本的にはページをWeb上で作成して、管理するのに優れていると感じています。
ポータルの修正やカスタムフィールドなど追加等、JIRA側の管理は何名体制で行っていますか? JIRAの管理は、5名程度(専任はなく、兼任)で実施しています。カスタムフィールドは標準のものを一個作って基本的にそれで使ってもらうようにしています。項目やステータスをカスタマイズして使いたい場合は次世代PJの使用を勧めています。
社内情報(機密情報)をクラウド版にアップロードするガイドライン等を作成されてますでしょうか? 特にガイドラインは設けてないが、権限を適切に付与することを徹底しています。セキュリティ対策としてはAtalssian Accessを導入しています。正社員は機密度の高いPJを除き、全PJ・スペースが見れますが、社外パートナーさんは登録されているPJ・スペースのみ見れるようにしています。
Jira Service Managementを使うのと、 Slackを使うのは、 共通性もあるようで違いもあるように 想像するのですが、 どんな感じでしょうか? Slackとはかなり違いがあると思います。Jira Service Managementの良いところ(Jiraのチケット管理の良いところに似ています)リクエスト=チケットに対して担当者を決めて、ステータスが分かり完了まで依頼者も運用側も状況が分かるところが一番のポイントかと思います(担当者やステータスなどでもフィルターできるので、全体の状況も分かりやすい)これはSlackではできないことです。
Jira software managementの問い合わせフォームを利用してもらうために行った施策はありますか。また、導入後は電話やメールの問い合わせはどれくらい減少したのでしょうか 現在、全部でフォームは50個ありましてお問い合わせ窓口は5つほどです。依頼者が少数なお問い合わせ窓口から始めていますが、電話とメールのお問い合わせの窓口は用意してないので0に出来ています。これから全社で毎日多数お問い合わせが来る窓口を作成する予定ですが、移行期間後は電話とメール窓口は完全に無くします。ちなみにメールからJira software managementでリクエストを受け付けることもできるので、運用側は一元化できるので依頼者がメールを使いたい場合はそれを活用するのが良いと思います。
質問の前にConfluenceのドキュメントを見にいって自己解決してくれますか?問い合わせ件数は減少方向にいってますでしょうか? お問い合わせ窓口は依頼者が少ないところから始めていますので、Confluenceを活用した件数の減少はコンテンツの充実と並行してこれからの期待している所です。今後、全社で毎日多数お問い合わせが来る窓口を作成する予定です。今のところは件数の減少よりも、依頼対応窓口の一件にかかる時間がメールに比べ大幅に短縮したことが大きいです。
サーバー版、データセンター版でなくクラウド版をご選択になった理由はありますか?セキュリティの観点で不安はなかったのでしょうか? 社内にサーバーを立てて運用するというのは、準備も運用面でも非常に大変。クラウドは機能更新が頻繁にされるのも良いので選択した。
社内で提案する際はマネージメント層へのアプローチがいいのか、一派ユーザー(使いたい人を探すのか) 一般ユーザーからbottom upする場合には意見が通る様にするためある程度の人数を集める必要が出てきてしまうと思いますが、いかがでしょうか チームとして必要となったタイミングが、一番導入に良いタイミングだと考えています。 一緒に使うチームがあって、提案をされると良いのではないでしょうか?Jiraは10ユーザーまでなら無料で使えますので、まず自チーム・PJで使用して、その使って良かった内容をマネージメント層へも他チームへ広めるのが良いと思います。
設計書、仕様書もConfluenceで作成していますか。 設計書・仕様書をConfluenceで作成している事例はあります。新しいものほど、Confluenceで作成するのが進めやすいと考えています。
プロジェクトについては現在いくつのプロジェクトがありますか。プロジェクトを作成する際には、管理者5名で対応されていますか。それとも管理者メンバー外でも作成できるような権限になっていますか。 プロジェクト数は、800以上。PJ作成は管理者のみできるように制限しています。PJ作成・アカウント作成は管理者1名で対応しています。
課題の粒度の設定はどうされていますか?親タスク子タスクの作成粒度も気になります 公開資料に補足を追加しましたので、参照ください。(Epic>タスク>サブタスクの説明) 基本的な"タスク"の粒度をどの様にするかが、利用のポイントだと思われます。Epicの粒度でしか、Roadmapは引くことができないので、Roadmapのガンドチャートに見せたい大きな粒度をEpicにして、タスクをなるべくEpicにひもづける様にしています。サブタスクは、"タスク"を分割しなければならないときに適宜利用しています。利用しない場合も多いです。
コンフルエンスの階層管理はWindowsエクスプローラーと同じで、どこに何があるか分からなくなるのではないかと懸念してます。ナレッジの分類分けをどのように整理をしてらっしゃいますか? コンフルエンスの階層は各PJ、スペースのメンバーにお任せしていて特に管理はしていません。Confluenceのスペースは、Jira PJ(プロダクト・製品)単位で作成する様にしていますので、事業内の複数のPJ・プロダクトのスペースは混在することがない様に分類できてます。
Jira Softwareのデモでロードマップを使用されていましたが、大枠のスケジュール以外の細かいタクスもJira Softwareで管理されているのでしょうか?(例えば要件定義のチケットの下に子チケットのようなものが作成できるか) スクラムのプロセスで、1週間単位のスプリントで実施期間は定義しているため、タスクそれぞれの期限は管理していないです。要件定義の配下にサブタスクを作る・紐づけることができます。
クラウド製品の利用を上司に申請された際に、承認を得るためにもっとも効果的だった要素、文献(ROIの提示や実際にデモされたなど)があれば教えていただきたいです。 社外からの上司が前職で利用していたことから、小さなチームで導入を行いました。そのため、承認を得るためのプロセス・説明はありませんでした。メールを主体としたプロセスから、Jiraに変えた場合、「過去の経緯が新しい参加者にすぐに共有できる」という点が、圧倒的にメリットがあると言えると思います。メールでは転送しないと共有できないです。最近の書籍ですと、沢渡あまねさんの書籍「ここはウォーターフォール市、アジャイル町-ストーリーで学ぶアジャイル組織の作り方-」が、チケット管理についてのメリットや副次的効果が記載されていてわかりやすいです。(第2章に記載)
社内の海外拠点と共同した事例もあれば紹介してください。 開発チームで、大連とベトナムと協働している。成果はJiraのチケットで残す、レビュー依頼もJiraのメンションで進めています。タスクは基本的にJira上で進んでいます。
Slackで発生した問い合わせも問い合わせフォームから受け付けるようにしていますか? 弊社ではSlackはあまり全社で使用していません。主に社外メンバーとコミュニケーションを取ることに使用しておりますので、Slackで社内のお問い合わせが発生することはありません。社内SNSにグループ別それぞれのJiraサービスマネージメントのユーザーポータル入り口のリンクを貼っておき依頼を受け付けている感じです。

 

宜しくお願いいたします。

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