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2021年3月25日開催「【事例セッション】クラウドファーストによる業務改革と管理者業務負荷の軽減 - 株式会社サーバーワークス」質問&回答

本記事では、2021年3月25日にアトラシアンが主催したWebセミナー「【事例セッション】クラウドファーストによる業務改革と管理者業務負荷の軽減 - 株式会社サーバーワークス」にて頂きました質問とその回答をまとめました。

質問回答
なぜ数あるコラボレーションツールの中からConfluenceにしたのか?比較した製品があれば教えて欲しい。Backlogと比較をしました。
Backlogは日本の製品なので、インターフェースが日本人に馴染みがある感じでしたが、当時はBacklog独自の記法のみでのWiki記載で気軽に記載するという要件が満たせませんでした。
また、Confluenceの場合スペースや階層を利用して整理がしやすいというところがConfluenceを選んだ強いポイントになります。
Cloud化へのハードル(社内での反発など)はなかったのか?あった場合どういう風に解決したのか?社風的にクラウドに移行するということに反発はなかったですが、どうしてもアクセス先が変わったりすることに抵抗がありました。
そのため、並行稼動期間を3ヶ月程度と結構長めにとり、順次切り替えをしていく形で吸収しました。
クラウドへ移行して、困ったことや、これをしておけばさらに良かったなどの反省点があれば教えてください。困ったことはほとんどなかったです。
ただ、拡張機能は、クラウド版は対応してないものが多いので、拡張機能を使う場合、選択肢が狭くなりそうです。
Confluenceに閲覧制限が必要な文書の保存などの制限は設けていますか?それぞれのページの権限管理などはされてますでしょうか?弊社では人事が利用しているスベース以外は、基本的に制限は設けていないです。
ただし、ページ削除の権限に関しては付与せず、削除に近いことはアーカイブの機能を利用しています。
Confluenceクラウドのデプロイを開始しましたが、エンドユーザーの反応が鈍いです。Confluenceを社内に浸透させるために最も効果的な運用はなんでしょうか。我々情報システム部が積極的に使うのが重要と現在は考えておりますが…。新しいサービスの導入は、ユーザーが使いこなすために時間がかかってしまいます。
まず、情報システム部門のメンバーがConfluenceの基本的な機能を理解し、積極的に使っていったほうが良いと思います。
そして、使ってくれそうな部署に対して、スペースや子ページの設計など細かくしてあげて使ってもらうようにするのが良いと思います。
可能であれば、積極的なメンバーを見つけて、勉強会の様な形で使い方を共有することで、ツールの利用を浸透させることができると思います。
wikiの文化(情報を発信するという文化)をどのように醸成していったのでしょうか。とにかく書くためのハードルを下げたいというのがありました。
もともと、Redmineなどを利用していましたが、Redmine記法でバックオフィスのメンバーなどが情報をのこすことに負担がありました。
Confluenceのように、ブログの様なリッチなエディタにすることで、書くコトのハードルを下げることが出来ます。
それと合わせて、使ってもらうためのレクチャーなどは継続して行う必要があると思います。
Cloud移行により、ユーザから「Confluenceへのアクセスが遅くなった」といった声はありましたか?弊社で利用している限りでは、遅くなったという意見は出ていないです。
もしかしたら、弊社の環境ではアドオンを利用していなからかも知れません。
逆にオンプレ版の方が良かったというところはありますでしょうか。弊社としては、オンプレ版が良かったということはないですが、強いて言えば、xxx.example.comのように独自ドメインで運用できることはメリットだったと思います。
Confluenceでどのような運用ルールを作られたかを伺いたいです。「この単位でスペース作成、議事録はここ、チームのルールはここ」などページの構成を指定したイメージでしょうか?ご質問の通りで、運用のルールを決めるに当たり、スペースのトップページにページの目的などを記載して、親ページとして議事録や社内ドキュメントを用意し、自然にその配下に子ページが作成されるように準備して引き渡しをして利用してもらっています。
そうすることで、ユーザーが自然に整理しながら使うようになるので、ドキュメントが変なところに分散するなどは起きなくなりました。

よろしくお願いいたします。

1 comment

Mohammed Amine Community Leader Mar 26, 2021

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Published in Atlassian Cloud Migration

Cloud migration resources roundup: April 2021

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