[Jira Cloud Admins] Jira Softwareインスタンスのクリーンアップガイド

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※本記事は、Kim Mooneyが2022年9月30日に公開した英語記事「Jira Software Instance Cleanup Guide」を翻訳したものです。内容に相違が見受けられる場合、英文ページの内容を正とします。

👋 こんにちは。アトラシアンのカスタマーサクセスチームのKimと申します。私たちは、Jira Softwareなどのアトラシアン製品での成功を支援しています。本日のトピックはインスタンスのお掃除です 🛀

Jira Softwareの利用開始から1年以上が経過している場合、インスタンスのクリーンアッププロジェクトを実施することをおすすめします。クリーンアップは、Jira Software Cloudに移行したばかりで移行前にクリーンアップが行われなかったインスタンスでも推奨されます。

Jira Softwareインスタンスのクリーンアップを行うことで、生産性を向上させ、探しているものを素早く見つけられるようになるほか、ユーザーエクスペリエンスを強化することができます。

準備はできましたか? Jira Softwareインスタンスのクリーンアップを行って重複をなくす方法を、以降のガイドでご確認ください⤵

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クリーンアップに向けた準備

実際のクリーンアップを始める前に、スムーズな実施の実現のため、いくつかの作業を行う必要があります。

✅ 参加者を決める

プロジェクトに参加する管理者の数を制限します。3、4人にすることをおすすめします。これは「多ければ多いほどハッピーになる」シナリオではありません 😉

✅ インスタンスを監査する

変更は認知することから始まります。インスタンスの効果的なクリーンアップを始める前に、現状を把握することがあります。以降は、確認が推奨される領域とそれらを見つける方法です。

監査項目	監査用リソース
アプリ 利用していないアプリのなかに、ネイティブ機能の提供を受けて機能が重複してしまったアプリはありますか? アプリを利用しているプロジェクトを確認し、それを利用しているチームと会話して、アプリの重要性を把握しましょう。	接続済みアプリの確認方法
ユーザー 非アクティブなユーザーはいますか? 非アクティブなユーザーのなかに、退職したユーザーや異動してアクセスが不要になったユーザーはいますか?	非アクティブなユーザーの確認方法* *認証済みドメインでのみ利用可能
プロジェクト 2年以上更新されていないプロジェクトはありますか?	すべてのプロジェクトの確認方法 グローバルナビゲーションからプロジェクトを選択 → プロジェクトの管理
ユーザーグループ ユーザーグループはすべて必要なものですか? 重複はありますか?	ユーザーグループの確認方法
課題タイプ 利用していない課題タイプはありますか?	課題タイプの確認方法 グローバルナビゲーションの設定 ⚙️ → 課題 → 課題タイプ 使われていない課題タイプを見つける方法 PythonでREST APIを利用する
ワークフロー 重複したワークフローや利用していないワークフローはありますか?	すべてのワークフローの確認方法 グローバルナビゲーションの設定 ⚙️ → 課題 → ワークフローに移動して、アクティブなワークフローと非アクティブなワークフローの一覧を確認
自動化ルール 削除または無効化できる、利用していないルールはありますか?	自動化ルールの確認方法

✅ プロセスやベースラインを理解する

ご利用のインスタンスで整理が必要な領域を特定したら、保持すべきものと余分なものをチームが共通で理解できるよう、ルールを作成します。

ルールの決定に利用できる質問

1. 組織の保持期間はどのようなものですか? → これを決めると、課題やプロジェクトのアーカイブポリシーの判断に役立ちます。

2. 有効なユーザーグループとはどのようなユーザーを含むものですか? → これを決めると、保持すべきユーザーグループの判断に役立ちます。

3. 非アクティブなユーザーとはどのようなユーザーですか? → これを決めると、ユーザーを削除すべきタイミングの判断に役立ちます。ユーザーが非アクティブになる理由として、退職済みのユーザー、あるいはその時点ではJira Softwareを利用していないが将来的にアクセスが必要になるユーザーなどが考えられます。

4. 権限の付与基準はどのようなものですか? → これを決めると、保持すべきグループを決め、権限スキームの整理に役立ちます。

5. カスタムフィールドの保持/削除の原則はどのようなものですか? → これは、使われていないカスタムフィールドを削除するのに役立ちます。

6. プロジェクトとはどのようなものですか? → これは、プロジェクトやプロジェクトのスキームの整理に役立ちます。

7. ご利用のインスタンスに適用できそうな他の条件について考えてみます。 → これはご利用のインスタンスに特有の項目を見つけるのに役立ちます。

💡 ヒント: ルールはあとから参照できるよう、Confluenceページに記録しておきます。

✅ 優先的にクリーンアップすべき対象を決める

これまでにクリーンアップを行ったことがない場合、初回のクリーンアップは大変なものになることがあります。問題が発生している主な領域で、まずはすぐに成果を実現できそうな対象を見つけ、その後長期的にノイズを減らしていきます。

すぐに成果を実現できる可能性のある項目

• 2年以上更新されていないプロジェクトのアーカイブ

• 無効化されたユーザーに割り当てられているプロジェクトのアーカイブ

• 使われていない、重複したカスタムフィールドの削除

✅ チームに情報を継続的に共有する

管理者、チームリード、プロジェクト管理者は、整理が必要な対象や不要なエンティティを判断するうえで有用な助言を提供できる可能性があります。クリーンアップ予定を共有し、支援を依頼しましょう。また、変更内容を組織に効果的に伝えるための変更管理計画を作成する際にも、彼らに意見を求めるとよいかもしれません。

クリーンアップの開始

💡 ヒント: インスタンスのバックアップを取得し、変更は本番環境に適用する前にテスト環境で試すことをおすすめします。

✅ すぐに成果をあげられる対象に1つずつ対応

作業の進行に合わせてメモを取るようにしましょう。このプロジェクトは、インスタンスを変えるだけでなく、将来的に秩序を維持するためのものにもなっています。実際に役立つルールやプロセス変更を考慮するようにしましょう。

監査項目	アーカイブ/削除方法
アプリ	接続済みアプリの削除方法
ユーザー	非アクティブなユーザーの削除方法
ユーザーグループ	ユーザーグループの削除方法
プロジェクト	プロジェクトのアーカイブ方法* *PremiumおよびEnterpriseプランのみ
カスタムフィールド	カスタムフィールドの削除方法* *企業管理対象プロジェクトのみ
課題タイプ	課題タイプの削除方法
ワークフロー	ワークフローの削除方法
自動化ルール	自動化ルールの無効化方法

✅ 自動化のセットアップやプロセス改善の作成

このタイミングで手順やプロセスを更新します。この時点で、将来的なクリーンアップ作業の時間を減らせるような自動化候補を把握済みかもしれません。次のような案があります。

プロセス改善	自動化
新しいアプリで期待される成果が自動化などのネイティブ機能で実現できるかどうかを確認できるよう、アプリ追加用のリクエストプロセスを作成する 監査ルールを記録するために作ったConfluenceページをチームに共有して認知してもらう	2年間非アクティブなプロジェクトを自動アーカイブ 1年の終わりに課題を自動アーカイブ

💪 プロジェクトを継続的に実施する

クリーンアップを頻繁に行うことで、間隔を空けるときよりも所要時間を減らすことができます。この取り組みを維持し、定期的なクリーンアップ用の時間をスケジュールに追加しましょう。

クリーンアップスケジュールの推奨事項

四半期ごと	1年ごと
カスタムフィールド (コンテキストに注意) アーカイブまたは削除対象のプロジェクトの特定 非アクティブなユーザーの削除 オフボーディングのプロセスに組み込み 古い課題のアーカイブ 年次クリーンアップに向けた準備 サードパーティ製アプリの監査	プロジェクトのアーカイブまたは削除 サードパーティ製アプリの監査

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過去にクリーンアップを行ったことがありますか? インスタンスの整理された状態を維持するためのプロセスをすでにお持ちですか?

初めてクリーンアップを行う人のために、ぜひアドバイスをお寄せください👇

[Arthur Harutyunyan]

Չեք հավատա, բայց ես ամեն ինչ հասկացա